Zasady przetwarzania danych osobowych w ramach postępowania rekrutacyjnego

ADMINISTRATOR DANYCH
Administratorem Twoich danych osobowych jest Kancelaria Prawnicza Maciej Panfil i Partnerzy Spółka Komandytowa z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 123a, 02-017 Warszawa (dalej Kancelaria lub Administrator).
Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym możesz się kontaktować w każdej sprawie związanej z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. Dane kontaktowe Inspektora: tel.: 22 /489-34-60, adres poczty elektronicznej: iod@panfil.pl

CEL PRZETWARZANIA DANYCH
Dane osobowe przetwarzane są w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko oferowane w Spółce i wyboru odpowiedniej osoby do zatrudnienia na stanowisku określonym w ofercie pracy, w tym oceny kwalifikacji, zdolności i umiejętności kandydata do pracy.

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH I RODZAJ PRZETWARZANYCH DANYCH
Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:

1) w zakresie wynikającym z art. 22(1) Kodeksu pracy, podstawą prawną jest obowiązek prawny spoczywający na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Dotyczy to takich danych, jak: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia oraz dane kontaktowe wskazane przez kandydata do pracy. Jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, dotyczy to również informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Obowiązek prawny spoczywający na Administratorze obejmuje również te dane, których podanie jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

2) w przypadku podania przez kandydata do pracy danych osobowych w zakresie szerszym niż określony w przepisach prawa pracy, podstawą prawną ich przetwarzania w ww. celu jest zgoda kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dotyczy to wszelkich danych podanych przez kandydata do pracy w życiorysie (CV), liście motywacyjnym bądź udostępnionych w trakcie rozmów kwalifikacyjnych.
Administrator wskazuje, że podanie przez kandydata danych osobowych wskazanych w pkt. 1) powyżej jest obowiązkowe w świetle obowiązujących przepisów prawa pracy. Ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości wzięcia udziału w prowadzonym procesie rekrutacji.

Podanie przez kandydata danych osobowych wskazanych w pkt. 2) powyżej jest dobrowolne. Administrator oświadcza, że brak podania takich danych nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie może powodować wobec niej jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.

ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
Odbiorcami Twoich danych osobowych będą:

• upoważniony do tego personel Administratora,
• podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora dla wypełnienia celów, dla jakich dane te są zbierane (w szczególności podmioty dostarczające rozwiązania IT oraz świadczące usługi IT i wsparcia technicznego). Podmioty te muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki. Podmioty te będą miały dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do realizacji spoczywających na nich zadań.
• organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH
Twoje dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacji, w którym bierzesz udział.

PRAWA PRZYSŁUGUJĄCE W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH
Administrator oświadcza, że w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych; prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania; prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania; prawo do przenoszenia danych (w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany oraz dane przetwarzane są na podstawie zgody lub w związku z umową);
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, co dotyczy danych przetwarzanych przez Administratora w oparciu o wyrażoną przez Ciebie zgodę. Wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

WYKORZYSTANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PODEJMOWANIA ZAUTOMATYZOWANYCH DECYZJI, W TYM PROFILOWANIA
Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.

§ 1. Słowniczek

Użyte w procedurze określenia oznaczają:
1. Kancelaria – Kancelaria Prawnicza Maciej Panfil i Partnerzy Spółka komandytowa

2. Działanie następcze – działanie podjęte przez Kancelarię w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałania naruszeniu prawa, w tym w szczególności prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli lub innego postępowania na podstawie przepisów prawa, podjęcie działania w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;

3. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;

4. Działanie w dobrej wierze – działanie w przekonaniu, że zgłoszona informacja jest prawdziwa w momencie zgłaszania i że jest lub może być nieprawidłowością;

5. Informacja zwrotna – przekazana Sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

6. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane
z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub na podstawie innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnieniem funkcji w Kancelarii lub na rzecz Kancelarii, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

7. Informacja o naruszeniu prawa – informacja lub podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Kancelarii, w której Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających do zawarcia umowy lub w której pracuje lub pracował, lub utrzymuje lub utrzymywał kontakt ze Kancelarią w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

8. Organ publiczny – naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych; w kontekście zgłoszeń zewnętrznych organy te przyjmują zgłoszenia od sygnalistów, dokonują ich weryfikacji, podejmują odpowiednie działania oraz chronią dane osobowe i tożsamość zgłaszających;

9. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako powiązana z osobą, która dopuściła się naruszenia prawa;

10. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

11. Osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy Kodeks karny;

12. Postępowanie na podstawie przepisów prawa – postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub dotyczące dyscypliny finansów publicznych;

13. Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownik, pracownik tymczasowy, osoba zatrudniona na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym umowy cywilnoprawnej, współpracownik, przedsiębiorca, prokurent, wspólnik, akcjonariusz, członek organu osoby prawnej, osoba pracująca pod nadzorem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant, były pracownik lub współpracownik, osoby ubiegające się o pracę lub świadczenie usług;

14. Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

15. Ustawa – Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku,

16. Zespół do spraw rozpoznawania zgłoszonych naruszeń – zespół osób, wyznaczonych ze struktur Kancelarii do przyjmowania Zgłoszeń, prowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz działań następczych, gwarantujący bezstronne rozpoznanie zgłoszenia;

17. Zgłoszenie – ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie;

18. Zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Kancelarii informacji o naruszeniu prawa;

19. Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa, lub dokonanie zgłoszenia organowi dyscyplinarnemu Okręgowej Rady Adwokackiej lub Okręgowej Izby Radców Prawnych.

§ 2. Postanowienie ogólne

1. Niniejsza Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych zwana dalej „Procedurą” lub „Procedurą zgłoszeń wewnętrznych” stanowi wypełnienie obowiązku ciążącego na Kancelarii w związku z art. 24 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) umożliwienia Sygnalistom dokonywania zgłoszeń Naruszeń prawa oraz ich ochrony w związku z dokonanym zgłoszeniem przed działaniami odwetowymi.

2. Celem wprowadzenia procedury jest:
1) wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości w Kancelarii,
2) zapewnienie sygnalistom bezpiecznego zgłaszania naruszeń prawa bez obawy przed represjami oraz zagwarantowania im otrzymania informacji zwrotnej w związku z dokonany zgłoszeniem;
3) podejmowanych działań naprawczych z związku z zaistniałymi lub mogącymi zaistnieć naruszeniami;
4) określenie odpowiedzialnych za przyjmowanie, weryfikację i podejmowanie działań w odpowiedzi na zgłoszenia, z zapewnieniem ich bezstronności;
5) zapewnienie poufności i ochrony tożsamości sygnalistów podczas przetwarzania ich danych osobowych.

3. Niniejsza procedura znajduje zastosowanie do:
1) Sygnalisty, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy lub usług;
2) osoby pomagającej Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia,
3) osoby powiązanej z Sygnalistą,
4) osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych pomagających Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.

4. Procedura znajduje zastosowanie do zgłaszanych przez Sygnalistów naruszeń prawa, które obejmują działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji,
2) zamówień publicznych,
3) usług, produktów i rynków finansowych,
4) przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6) bezpieczeństwa transportu,
7) ochrony środowiska,
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9) bezpieczeństwa żywności i pasz,
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11) zdrowia publicznego,
12) ochrony konsumentów,
13) ochrony prywatności i danych osobowych,
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące
w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanym powyżej.

5. Niniejsza Procedura nie znajduje zastosowania do informacji objętych tajemnicą zawodową zawodów prawniczych.

§ 3. Sposób informowania o procedurze zgłoszeń wewnętrznych

1. Kancelaria jest zobowiązania do zapoznania osób wykonujących pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług w tym pracowników, pracowników tymczasowych, osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej, współpracowników, przedsiębiorców, prokurentów, wspólników, akcjonariuszy, członków organu osoby prawnej, osób pracujących pod nadzorem wykonawcy, stażystów i praktykantów o treści Procedury.

2. Procedura jest dostępna na dysku G w lokalizacji ‪G:\Procedury & GIODO oraz w siedzibie Kancelarii w dziale HR, a także na stronie internetowej Kancelarii https://panfil.pl/kariera/‬‬

3. Kandydaci ubiegający się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub wykonywania usług są informowani o treści Procedury podczas rekrutacji, w trakcie aplikowania na stanowisko. Kandydat informowany jest o treści Procedury zamieszczonej na stronie Kancelarii pod adresem https://panfil.pl/kariera/ i obowiązku zapoznania się z Procedurą przed wysłaniem aplikacji. Pod wskazanym adresem zamieszcza się również Załączniki do Procedury, w tym Formularz Zgłoszenia. Wysłanie aplikacji stanowi potwierdzenie zapoznania się z Procedurą i zobowiązania do jej przestrzegania.

4. Każda osoba wykonująca pracę na podstawie stosunku pracy zobowiązana jest do potwierdzenia zapoznania się z Procedurą oraz zobowiązania do jej przestrzegania poprzez złożenie własnoręcznego podpisu pod oświadczeniem, które włączane jest do akt osobowych pracownika oraz dostarczenie go do Działu Kadr. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 9 do niniejszej Procedury.

5. Osoby wskazane w ust. 1 niniejszego paragrafu, z wyłączeniem osób, o których mowa w ust. 3 i 4, potwierdzają fakt zapoznania się z Procedura zgłoszeń wewnętrznych i zobowiązania się do jej przestrzegania poprzez zaznaczenie checboxa przy oświadczeniu o zapoznaniu się z procedurą i zobowiązaniu do jej przestrzegania, zgodnie z informacją wskazaną w zawiadomieniu o wprowadzeniu procedury.

§ 4. Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych

1. Osobą uprawnioną do dokonania zgłoszenia jest Sygnalista.

2. Sygnalista, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego jest zobowiązany podać swój adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, zwany dalej „adresem do kontaktu”.

3. Zgłoszenie może zostać dokonane za pomocą wiadomości e-mail skierowanej na dedykowany do obsługi zgłoszeń adres e-mail sygnalisci@panfil.pl, przy czym dokonanie zgłoszenia wymaga wypełnienia Formularza Zgłoszenia stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury, dostępnego na dysku G pod ścieżką G:\Procedury & GIODO oraz na stronie Kancelarii w zakładce https://panfil.pl/kariera/ i załączenia go do wiadomości e-mail

4. Formularz zgłoszenia, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury, zawiera:
1) dane sygnalisty, w tym dane kontaktowe,
2) datę oraz miejsce wystąpienia naruszenia,
3) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia,
4) dane osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie naruszenia,
5) dane innych osób mających wiedzę na temat naruszenia (świadkowie, osoby pokrzywdzone, itp.) o ile takie osoby występują oraz ich dane kontaktowe,
6) dane osób powiązanych ze zgłoszeniem, o ile takie osoby występują,
7) wskazanie dowodów potwierdzających naruszenie przepisów lub wewnętrznych procedur lub dodatkowych informacji, które uprawdopodabniają wystąpienie naruszenia lub uzasadniają jego podejrzenie lub mogą ułatwić wyjaśnienie zgłoszenia.

5. Kancelaria nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych.
6. Kancelaria przekazuje sygnaliście klauzulę informacyjną: niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia – w przypadku wysyłki zgłoszenia e-mailem bądź podczas wypełniania formularza – w przypadku skorzystania z dedykowanego formularza zamieszczonego w Intranecie. Klauzulę informacyjną Kancelaria przekazuje również innym uczestnikom procesu (świadkom, osobom pomagającym sygnaliście) przy pierwszym kontakcie i zebraniu danych osobowych.

§ 5. Zespół do spraw rozpatrywania Zgłoszeń.1. W celu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń Kancelaria powołuje specjalny zespół, zwany dalej „Zespołem do spraw rozpoznawania zgłoszonych naruszeń” lub „Zespołem”, złożony z co najmniej sześciu osób, które gwarantują bezstronne rozpatrywanie Zgłoszeń.

2. W skład zespołu wchodzą: po jednej osobie z Działu Consumer, Corporate i Commercial, jedna osoba z działu IT, jedna osoba z działu Finanse oraz co najmniej jedna osoba z Działu HR.

3. Kancelaria może wyznaczyć spośród Członków Zespołu Osobę Koordynującą pracę Zespołu do spraw rozpoznawania zgłoszonych naruszeń.

4. Zespół do spraw rozpoznawania zgłoszonych naruszeń jest upoważniony do weryfikacji Zgłoszenia wewnętrznego, komunikacji z Sygnalistą, podejmowania działań następczych, w tym w szczególności występowania o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnych, podejmowania decyzji o zamknięciu postępowania następczego i odmowie jego wszczęcia, przekazywania informacji do Kierowników lub Dyrektorów poszczególnych Departamentów lub Zarządu o uzasadnionym Zgłoszeniu naruszenia.

5. Postępowania wywołane złożeniem Zgłoszenia rozpoznawane są przez jednego lub większą liczbę osób spośród Członków Zespołu, w zależności od potrzeb. Zespół podejmuje decyzje o potrzebie rozpoznania Zgłoszenia w kilkuosobowym składzie, jeśli uzna to za konieczne.

6. W przypadku gdy Sygnalistą jest Członek Zespołu do spraw rozpoznawania zgłoszeń, lub zgłoszenie dotyczy Członka Zespołu do spraw rozpoznawania Zgłoszeń, Członek ten jest wyłączony od rozpoznania Zgłoszenia.

§ 6. Wstępna weryfikacja oraz tryb rozpatrywania Zgłoszeń

1. Po przyjęciu Zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, Zespół lub oddelegowany do obsługi Zgłoszenia Członek Zespołu zobowiązany jest do potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

2. Po przyjęciu Zgłoszenia Zespół do spraw rozpoznawania zgłoszonych naruszeń dokonuje wpisu Zgłoszenia do Rejestru Zgłoszeń.

3. Rejestr Zgłoszeń zawiera następujące dane:
1) numer zgłoszenia,
2) przedmiot naruszenia prawa,
3) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
4) adres do kontaktu Sygnalisty,
5) informację o podjętych działaniach następczych,
6) datę zakończenia sprawy.

4. Każde zgłoszenie podlega wstępnej weryfikacji.

5. Wstępna weryfikacja Zgłoszenia jest przeprowadzana w terminie 5 dni od dnia przyjęcia Zgłoszenia.

6. W wyniku dokonania wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, osoba ją prowadząca dokonuje jednej z następujących czynności:

1) w przypadku stwierdzenia zaistnienia przesłanek z ust.7 – podejmuje decyzję
o zaniechaniu prowadzenia postępowania wyjaśniającego;
2) w pozostałych przypadkach – podejmuje decyzję o prowadzeniu postępowania wyjaśniającego.

7. Nie wszczyna się postępowania wyjaśniającego, jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia wykaże, że:
1) Zgłoszenie nie zawiera informacji umożliwiających wszczęcie
i przeprowadzenie postepowania wyjaśniającego, a nadto wezwany do uzupełnienia Sygnalista nie uzupełnił go o takie informacje;
2) Zgłoszenie nie zawiera informacji umożliwiających wszczęcie
i przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, a nadto z uwagi na niewskazanie adresu do kontaktu oraz danych Sygnalisty umożliwiających jego ustalenie brak było możliwości wezwania go do uzupełnienia informacji jak również, gdy uzupełnienie Informacji w inny sposób jest się niemożliwe;
3) Zgłoszenie jest oczywiście niezasadne, albowiem z samego opisu wynika,
że nie doszło do Naruszenia ani zagrożenia wystąpieniem Naruszenia.

8. Celem postępowania wyjaśniającego jest ustalenie wszystkich okoliczności zawartych
w Zgłoszeniu. W tym celu Zespół może wezwać pracownika, pracownika tymczasowego, osobę zatrudnioną na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym umowy cywilnoprawnej, współpracownika, przedsiębiorcę, prokurenta, wspólnika, akcjonariusza, członka organu osoby prawnej, osobę pracującą pod nadzorem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażystę, wolontariusza, praktykanta, byłego pracownika lub współpracownika, osobę ubiegającą się o pracę lub świadczenie usług;, do złożenia wyjaśnień. Osoba wezwana ma obowiązek stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji i dokumentów będących w jej posiadaniu, które mogą posłużyć do ustalenia okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.

9. Po wykonaniu działań podjętych w ramach postępowania wyjaśniającego Zespół podejmuje decyzje, co do podjęcia działań następczych.

§ 7. Działania następcze

1. W przypadku podjęcia decyzji o przeprowadzeniu działań następczych, działania te podejmowane są z zachowaniem należytej staranności przez Zespół do spraw rozpoznawania zgłoszonych naruszeń. Członkowie Zespołu gwarantują bezstronne rozpoznanie zgłoszonego naruszenia.

2. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Kancelarii, Zespół podejmuje odpowiednie działania naprawcze.

3. W przypadku gdy naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Kancelarii Zespół zawiadamia osoby uprawnione do zgłoszenia zawiadomienia organom ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa.

4. W przypadku gdy zgłoszenie okazało się bezzasadne, Zespół zamyka Zgłoszenie.

5. Zespół lub oddelegowany do obsługi Zgłoszenia Członek Zespołu przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia,
3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.

6. Zespół nie przekazuje Sygnaliście informacji zwrotnej, jeżeli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać mu taką informację.

§ 8. Prawa i ochrona sygnalisty, okres przetwarzania danych

1. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, a w przypadku zainicjowania postępowań na podstawie przepisów prawa po zakończeniu tych postepowań.

2. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą Sygnalisty. Administratorem Danych Osobowych zgromadzonych w Rejestrze Zgłoszeń jest Kancelaria.

3. Po otrzymaniu zgłoszenia, dane osobowe Sygnalisty przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnych działań następczych.

4. Dane, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane. W razie przypadkowego zebrania takich danych, są niezwłocznie usuwane w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla rozpoznania sprawy.

5. Kancelaria zapewnia, że Procedura Zgłoszeń wewnętrznych oraz przetwarzanie danych osobowych chronią przed dostępem nieupoważnionych osób oraz gwarantują poufność tożsamości Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia, osoby powiązanej
z Sygnalistą i osób trzecich. Ochrona ta obejmuje wszelkie informacje, które umożliwiają bezpośrednio lub pośrednio na ustalenie tożsamości wyżej wskazanych osób.

6. Sygnaliści podlegają ochronie przed jakimikolwiek działaniami odwetowymi, próbami takich działań oraz groźbami ich użycia od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

7. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:
1) odmowa nawiązania stosunku pracy, umowy o współpracę, umowy zlecenia lub innej umowy cywilnoprawnej na podstawie, której miała być świadczona praca na rzecz Kancelarii,
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, umowy
o współpracę, umowy zlecenia lub innej umowy cywilnoprawnej na podstawie której była świadczona praca na rzecz Kancelarii,
3) niezawarcie umowy na czas określony lub na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny – w przypadku jeżeli Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie jej zawarcia,
4) niezawarcie kolejnej umowy o pracę lub umowy o współpracę, lub umowy zlecenia na czas określony – w przypadku jeżeli Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie jej zawarcia,
5) niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy
o pracę na czas określony – w przypadku jeżeli Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie jej zawarcia,
6) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, wysokości wynagrodzenia
z tytułu świadczonych na rzecz Kancelarii usług lub wykonywanych na podstawie innej umowy cywilnoprawnej,
7) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
8) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub współpracą lub zatrudnieniem na podstawie innej umowy cywilnoprawnej lub obniżenie wysokości tych świadczeń,
9) przeniesienie na niższe stanowisko pracy,
10) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
11) przekazanie innemu pracownikowi lub innej zatrudnionej osobie lub współpracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty,
12) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub świadczenia usług lub rozkładu czasu pracy lub czasu świadczenia usług,
13) negatywna ocena wyników pracy lub współpracy, negatywna opinia o pracy,
14) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze,
15) stosowanie przymusu, zastraszania lub wykluczania,
16) mobbing,
17) dyskryminacja,
18) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie,
19) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
20) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym psychiatryczne,
21) działania zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
22) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu,
23) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych,
w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

8. Zakaz działań odwetowych obejmuje również osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą Sygnaliście lub z nim powiązaną, a w szczególności stanowiącą własność Sygnalisty lub go zatrudniającą.

9. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.

10. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby ani groźby zastosowania takich działań, obejmujących w szczególności wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienia od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.

11. Ciężar wykazania, że podjęte wobec Sygnalisty działania nie mają charakteru odwetowego spoczywa na Kancelarii.

12. W przypadku podjęcia działań odwetowych Sygnalista ma prawo do odszkodowania wynoszącego co najmniej równowartość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszanego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub prawo do zadośćuczynienia.

13. Osoba, która poniosła szkodę z powodu fałszywego zgłoszenia dokonanego przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia.

§ 9. Zgłoszenie zewnętrzne

1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego bez wcześniejszego Zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie takie może zostać skierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego oraz w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

2. W każdym przypadku, w którym możliwe jest dokonanie zgłoszenia wewnętrznego
a naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Kancelarii, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

3. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane ustnie lub pisemnie. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej, zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać adres do kontaktu.

4. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może zostać dokonane w formie papierowej na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie oraz w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej lub adres do doręczeń elektronicznych wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny.

5. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne przyjmujące Zgłoszenia są odrębnymi administratorami danych osobowych zawartych w Zgłoszeniach zewnętrznych.

6. Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne ustalają własne procedury przyjmowania Zgłoszeń zewnętrznych oraz postępowania ze zgłoszeniami dokonanymi anonimowo.

7. W przypadku gdy Zgłoszenie dotyczy naruszenia konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela występującego w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej a niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w § 2 ust. 4 pkt 1) -16) i żaden organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych, zgłoszenie przyjmuje i rozpatruje Rzecznik Praw Obywatelskich.

8. Wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego przez Rzecznika Praw Obywatelskich polega na ustaleniu czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zidentyfikowaniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

9. W przypadku gdy Zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia przekazuje zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

10. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego oraz o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego. Informacja o przekazaniu zgłoszenia obejmuje co najmniej wskazanie organu publicznego, do którego zgłoszenie zostało przekazane.

11. Rzecznik Praw Obywatelskich odstępuje od przekazania Zgłoszenia jeśli nie dotyczy ono informacji o naruszeniu prawa, o czym informuje Sygnalistę.

12. Organ publiczny, który przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne dokonuje wstępnej weryfikacji, polegającej na ustaleniu czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz ustaleniu czy naruszenie prawa obejmuje dziedzinę z zakresu działania tego organu.

13. W przypadku ustalenia, iż naruszenie nie dotyczy dziedziny prawa należącej do zakresu działania tego organu, organ ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych i przekazuje mu zgłoszenie niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż
w terminie 30 dni. O przekazaniu zgłoszenia organ informuje sygnalistę.

14. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, organ rozpatruje zgłoszenie i podejmuje działania następcze
z zachowaniem należytej staranności i przekazuje sygnaliście informację zwrotną.

15. Rzecznik Praw Obywatelskich lub organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty na podany przez niego adres do kontaktu o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, za wyjątkiem sytuacji gdy sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie mogłoby zagrozić ochronie poufności jego tożsamości.

16. Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy.

17. Organ publiczny i Rzecznik Praw Obywatelskich umieszczają na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty w szczególności informacje o danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Postanowienia umów i aktów prawnych, które ograniczają prawo do zgłoszenia naruszeń lub przewidują działania odwetowe, są nieważne.

2. Każdy pracownik, pracownik tymczasowy, osoba zatrudniona na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca będący współpracownikiem Kancelarii, prokurent, wspólnik, akcjonariusz, członek organu osoby prawnej, osoba pracująca pod nadzorem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant, osoby ubiegające się o pracę lub świadczenie usług mają obowiązek zapoznania się z niniejszą Procedurą oraz przestrzegania jej zasad.

3. Zespół do spraw rozpoznawania Zgłoszeń nie rzadziej niż raz na dwa lata począwszy od daty wejścia w życie niniejszej Procedury dokonuje jej weryfikacji oraz opracowuje projekt ewentualnych zmian.

4. Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 roku.

Załączniki

1. Wzór upoważnienia dla Członka Zespołu do spraw rozpoznawania zgłoszeń
2. Wzór Zgłoszenia Naruszeń
3. Wzór Informacji zwrotnej.
4. Wzór Karty Zgłoszeń
5. Wzór Rejestru Zgłoszeń
6. Wzór Oświadczenia o bezstronności Członka Zespołu do spraw rozpoznawania zgłoszeń
7. Wzór Oświadczenia o Poufności Członka Zespołu do spraw rozpoznawania zgłoszeń.
8. Wzór Protokołu z prowadzonego postępowania wyjaśniającego.
9. Wzór Oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą